Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Objeto

La presente política tiene por objeto establecer los criterios, principios, finalidades y procedimientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que Grupo Coach S.A.S. trata en calidad de responsable, así como garantizar el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información recogida sobre ellas en bases de datos o archivos.

Esta política aplica a todos los datos personales tratados por la compañía, incluidos los recolectados a través de su sitio corporativo grupocoach.com, de su portal de capacitación coachingenfinanzas.com, de la herramienta SIXDE (Sistema Integrado de Diagnóstico Empresarial) y de cualquier otro canal de atención, comercial o contractual de Grupo Coach S.A.S.

2. Identificación del responsable

3. Definiciones

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

4. Principios rectores

Grupo Coach S.A.S. aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 en todas sus actividades de tratamiento:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley y sus normas reglamentarias.
• Finalidad: el tratamiento obedece a finalidades legítimas, informadas al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo pueden ser tratados por personas autorizadas y no están disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la compañía.

5. Bases de datos y tipos de información tratada

Grupo Coach S.A.S. administra bases de datos de clientes y prospectos, participantes de programas de capacitación, proveedores y contratistas, y colaboradores. Los datos tratados corresponden principalmente a:

• Datos de identificación: nombre y apellidos, tipo y número de documento.
• Datos de contacto: número de teléfono móvil o de WhatsApp, correo electrónico, ciudad y dirección de correspondencia.
• Datos profesionales o empresariales: empresa, cargo, sector económico y necesidad o requerimiento manifestado.
• Datos transaccionales y de facturación derivados de la relación contractual.
• Registros de las comunicaciones sostenidas por los canales de atención, incluido WhatsApp.

Grupo Coach S.A.S. no recolecta datos sensibles a través de su sitio web. Cuando de manera excepcional resulte necesario tratar datos sensibles, se informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y se obtendrá su consentimiento explícito. Tampoco se recolectan datos de niñas, niños y adolescentes; si por error se recibieran, serán suprimidos, salvo que su tratamiento responda a su interés superior y se cuente con la autorización del representante legal.

6. Finalidades del tratamiento

Los datos personales son tratados para las siguientes finalidades:

7. Autorización del titular

Salvo en los casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Grupo Coach S.A.S. obtiene y conserva prueba de dicha autorización por cualquiera de los siguientes medios:

• Mensajes enviados voluntariamente por el titular a la línea corporativa de WhatsApp, en los que manifiesta su interés en ser contactado. La conservación del historial de la conversación constituye prueba de la autorización.
• Documentos físicos o electrónicos firmados, incluidos contratos, órdenes de servicio y cláusulas de autorización.
• Correos electrónicos remitidos por el titular.
• Conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su autorización, conforme al artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015.

El titular puede revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.

8. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Grupo Coach S.A.S. o frente a sus encargados. Este derecho se puede ejercer, entre otros, sobre datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley señale que no es necesaria.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y a las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando la Superintendencia haya determinado la infracción.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro, acreditando la calidad correspondiente.

9. Área responsable de la atención de solicitudes

La Dirección Administrativa de Grupo Coach S.A.S. es el área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales, así como de tramitar las solicitudes de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización.

10. Procedimiento para consultas

De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de la compañía. Para ello deberán indicar su nombre completo, número de documento de identidad, la información que desean consultar y el medio para recibir respuesta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. Procedimiento para reclamos

Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo que se tramitará así:

• El reclamo se formula mediante solicitud dirigida a Grupo Coach S.A.S. con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o canal de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Grupo Coach S.A.S., según lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

12. Deberes de Grupo Coach S.A.S.

En su calidad de responsable del tratamiento, Grupo Coach S.A.S. asume los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos garantizar al titular el ejercicio pleno de sus derechos, solicitar y conservar copia de la autorización, informar debidamente las finalidades del tratamiento, conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias, actualizar y rectificar los datos cuando corresponda, tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados, informar a la autoridad de vigilancia las violaciones a los códigos de seguridad y cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Encargados, transmisión y transferencia internacional

Grupo Coach S.A.S. puede acudir a terceros encargados para el alojamiento del sitio web, la mensajería instantánea, el correo electrónico corporativo, la contabilidad, la facturación electrónica y otros servicios tecnológicos. Con dichos encargados se suscriben contratos de transmisión de datos que garantizan la confidencialidad y el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

El canal de WhatsApp es operado por Meta Platforms, Inc., por lo que los mensajes intercambiados pueden almacenarse en servidores ubicados fuera del territorio colombiano y su tratamiento por parte de dicho proveedor se rige por sus propias políticas. Al iniciar la conversación, el titular acepta esta transferencia internacional en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Grupo Coach S.A.S. no vende, arrienda ni cede a título oneroso datos personales a terceros.

14. Medidas de seguridad

La compañía implementa medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo, tales como control de acceso a la información según el perfil del colaborador, uso de contraseñas y autenticación en los sistemas corporativos, cláusulas de confidencialidad en los contratos laborales y de prestación de servicios, copias de respaldo y capacitación periódica al personal en protección de datos personales.

15. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando Grupo Coach S.A.S. se encuentre dentro de los sujetos obligados según las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, registrará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y mantendrá actualizada la información allí reportada, incluidos los reclamos presentados por los titulares.

16. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner a disposición del titular esta política de manera completa, Grupo Coach S.A.S. le comunicará el siguiente aviso de privacidad: "GRUPO COACH S.A.S., NIT 900.506.764-6, con domicilio principal en la Carrera 83A No. 17-37 de Cali, Valle del Cauca, Colombia, será el responsable del tratamiento de sus datos personales, los cuales serán utilizados para atender su solicitud, gestionar la relación comercial o contractual, enviarle información sobre nuestros servicios y cumplir obligaciones legales. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y a revocar la autorización otorgada, comunicándose al WhatsApp +57 321 803 1998 o al correo jamaldonado@coachingenfinanzas.com. La política de tratamiento de datos personales se encuentra publicada en grupocoach.com."

17. Vigencia de la política y de las bases de datos

Esta política entra en vigencia el 3 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras Grupo Coach S.A.S. desarrolle su objeto social o hasta que sea sustituida por una versión posterior, la cual será publicada en este sitio web. Las bases de datos administradas por la compañía se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y los plazos de conservación exigidos por las normas comerciales, contables y tributarias aplicables; cumplidos dichos plazos, la información será suprimida o anonimizada de forma segura.